La correcta administración del efectivo tiene consecuencias importantes en la rentabilidad de una compañía, ya que reduce el periodo de cobro y los costos de transacción del procesamiento de cobros y pagos. La Administración del efectivo es responsabilidad del Area de Finanzas pero involucra también a otros departamentos, como la contabilidad, ventas, producción y el de sistemas, con los que deben trabajarse estrechamente.
Las empresas mantienen efectivo y valores negociables para reducir su riesgo de insolvencia técnica, teniendo de esta manera un conjunto de recursos líquidos para realizar tanto los desembolsos planeados como los imprevistos.

El Efectivo es el dinero en circulación al cual pueden ser convertidos todos los activos líquidos.
Los Valores Negociables son instrumentos a corto plazo del mercado de dinero que producen intereses y en las que se invierten las empresas, utilizando los fondos de efectivo temporalmente ociosos. En conjunto, efectivo y valores negociables actúan como una fuente combinada de fondos que pueden ser utilizados por el pago de cuentas a su vencimiento , así como para hacer frente a los desembolsos imprevistos: bonos, acciones, pagares, cartas de crédito, certificados de deposito, etc.
Razones para mantener efectivo y cuasi efectivo

- MOTIVOS DE TRANSACION

Una empresa mantiene efectivo para satisfacer sus motivos de transacción consistentes en la realización de los pagos planeado por concepto de las operaciones del negocio, como compra de materias primas, pago de mano de obra, pago de sueldos, pago de gastos de venta, gastos administrativos, etc..

- MOTIVOS DE SEGURIDAD:

Crear una reserva de efectivo que le permita afrontar situaciones de emergencia, como aumento repentino de precios de las materias primas, demoras en el pago de las deudas, etc. Los saldos mantenidos para satisfacer los motivos de seguridad son invertidos en valores negociables líquidos que pueden ser transferidos de inmediato a efectivo. Dichos valores protegen a la empresa contra la incapacidad de poder satisfacer las demandas inesperadas de efectivo.

- MOTIVOS ESPECULATIVOS :

En ocasiones, las empresas invierten en valores negociables, así como en instrumentos a largo plazo, mas de lo que necesitan para satisfacer sus motivos de seguridad: proceden de ese modo ya sea porque en determinado momento no tienen otro uso que darles a ciertos fondos, o, bien, porque quieren tener capacidad inmediata para aprovechar oportunidades inesperadas que les permitan obtener ganancias: estos fondos satisfacen sus motivos especulativos, los cuales son menos comunes que los otros motivos.

FLOTACION:

Cuando usted expide un cheque, hay una demora antes de que los fondos pueda ser retirados de sus cuentas de cheques. Esta demora ocurre debido a aspectos tales como el tiempo que se necesita para procesar el cheque y el tiempo que transcurre antes de que el sistema bancario retire los fondos de su cuenta. Durante esta demora, usted se esta beneficiando con la Flotación.
La Flotación es la diferencia entre el saldo disponible o el saldo en el Banco y el saldo contable o en el libro mayor de la empresa.
Flotación = Saldo disponible- Saldo Contable

TIPOS DE FLOTACION:
Hay dos clases de flotación:

- FLOTACION DE DESEMBOLSO:

Cuando usted expide un cheque, su saldo contable o en el libro Mayor se reduce en la cantidad del cheque, pero su saldo disponible o depositado en el Banco no se reduce hasta que al fin el cheque pasa por la cámara de compensación del Banco. Esta diferencia es la Flotación de desembolso.
Ejemplo:
Supóngase que Coor S.A.A.:tiene $ 50,000 tanto en saldo contable como en su saldo en el banco. Si Coors expide un cheque de $ 1000 que tarda cuatro días en pasar pòr la cámara de compensación, durante este periodo se han creado $1000 de Flotación de desembolso. El saldo contable de Coors disminuye según la cantidad del cheque , de $50,000 a $49,000, pero el saldo en el Banco permanece igual hasta que el cheque se carga a la cuenta.
Solucion:
Flotación = Saldo disponible- Saldo Contable
= 50,000 – 49,000 = $ 1,000
Después de que el cheque se carga a la cuenta, los saldos contables y Bancario son ambos de $ 49,000.00.

- FLOTACION DE COBRANZA

Supongamos que usted recibe un cheque y lo deposita en su banco. Hasta que los fondos se acreditan a su cuenta, su saldo contable será mas alto que su saldo real. En este caso, usted esta experimentando una Flotación de Cobranza,
Por supuesto, la flotación puede ser positiva o negativa
Ejemplo:
Supongamos que COORS S.A.A tiene un saldo en efectivo de $50,000, tanto en su libro mayor como en si saldo disponible en el banco. Si Coors recibe un cheque de $ 500 y lo deposita en su cuenta de cheques, los fondos de eses cheque en particular no estarán disponibles durante 2 días. El Incremento en su saldo contable es de $ 500 ,pero el saldo bancario permanece igual, hasta que los fondos estén disponibles. De manera que la flotación es:

Solucion:

Flotación = Saldo disponible – Saldo Contable
= 50,000 – 50,500 = $-500
Esta Flotación de $ 500 es la flotación de cobranza de Coors.

Ciclo de Operación(CO)

El CO de una empresa se define como el tiempo que transcurre entre el momento en que esta consume materia prima y requiere de mano de obra para el proceso de producción (esto es cuando inicia la generación del inventario) y el momento en que se realiza el cobro en efectivo resultante de la venta del producto terminado.
El ciclo de Operación(CO) de una empresa es la suma de la antigüedad del inventario(API) y el periodo de cobranza promedio(PCP)
CO = API + PCP

Terminología:
-Período promedio de pago : PPP
-Antigüedad promedio del inventario:API
-Periodo Promedio de cobro :PCP
Ciclo de Caja(CC)
Es el tiempo (días) que transcurre a partir del momento que la empresa efectúa un desembolso real de caja por la compra de materias primas, hasta el momento en que se cobra ò recupera realmente por la venta del producto terminado:
C.C. = (Demora entrada efectivo cobro) – (Demora salida efectivo ò pago).
C.C.= CO –PPP= API + PCP - PPP
Rotación de caja
Es el número de veces que la caja rota al año. Mientras más alto, menos caja requiere la empresa:

Rotación de caja (RC)=360/ciclo caja
Caja Mínima(Cm):
Es el nivel mínimo de efectivo para atender las obligaciones sin necesidad de recurrir a préstamos. El cumplimiento puntual de los pagos permitirá mantener una buena imagen como empresa seria y confiable, conservando las buenas relaciones como proveedores y acreedores.
Caja Mínima (Cm)= Egresos anuales de caja proyectados / rotación caja

EJERCICIO:

Una empresa vende a crédito toda su mercadería. Sus condiciones de crédito exigen de sus clientes el pago a 60 días. De acuerdo con los calculo de la empresa, le lleva 85 días en promedio fabricar almacenar y finalmente vender un producto terminado. En otras palabras la antigüedad promedio del inventario(API) de la empresa es de 85 días. Los cálculos del periodo de cobranza promedio(PCP) indican que la empresa le lleva un promedio de 70 días para liquidar sus cuentas por cobrar.

Solución:
Al sustituir API= 85 días y PCP=70 días en la Ecuación
CICLO DE OPERACION= API+PCP, = 85+70=155 días
-CICLO DE CAJA : CC = CO – PPP =
= 155 – 35 = 120 d
Rotación de caja: RC= 360 = 3 veces
120 días
Ejemplo: para Caja Mínima
De acuerdo al Flujo de Caja Proyectado los Egresos Anuales proyectados asciende a 12’000,000 de soles, siendo su RC de 3 veces al año.¿ Cual es la Caja mínima de dinero en efectivo que la Empresa deberá contar para cumplir con los pagos programados.

Solución:
Cm = 12’000,000
3
Cm = 4’000,000 soles, cantidad que deberá de contar para su manejo operativo
.Estrategia de la administración del efectivo
Las estrategias básicas que debe de emplear una empresa para administrar el ciclo de caja son los siguientes:
1.-Aceleración de las cobranzas:
2.-Demoras en los pagos:
3.-Aumento de rotación de inventarios
1.-Aceleración de las cobranzas:
Rápida facturación
Descuento por pronto pago
Cobranza mediante depósito en cuenta bancaria, etc.

Rotación de Caja(RC)= 360/110= 3.27 veces
Caja Mínima(Cm) = 12’000,000 = 3’669 724.77
3.27
Disminución de Caja : 4’000,000- 3669,724.77 =
330,275.23

Ganancia : 330,275.23 * Costo de Oportunidad
330,275.23 * 12%= S/.39,633.02

2.-Demoras en los pagos
Desaprovechar los descuentos por pronto pago
Uso del flotante (tiempo de cobro de cheques emitidos)
Uso de letras por pagar (acreedor hace efectiva la letra sólo en su vencimiento)

Rotación de Caja(RC)= 360/100= 3.6 veces

Caja Mínima(Cm) = 12’000,000 = 3’333 333.33
3.6
Disminución de Caja : 4’000,000- 3 333 333.33 = 666 666.67

Ganancia : 666 666.67* Costo de Oportunidad.

666 666.67 * 0.12= S/.79,991.88
3.-Aumento de rotación de inventarios
Aumento de rotación de materias primas
Aumento de rotación de productos en proceso
Aumento de rotación de productos terminados

Rotación de Caja(RC)= 360/ 100= 3.6 veces

Caja Mínima(Cm) = 12’000,000 = 3 333 333 .33
3.6

Disminución de Caja : 4’000,000- 3 333 333.33 = 666 666.67


Ganancia : 666 666.67 * Costo de Oportunidad
666 666.67*0.12= S/.79,991.88


Aplicación de las tres estrategias:

Rotación de Caja(RC)= 360/70= 5.14 veces

Caja Mínima(Cm) = 12’000,000 = 2’334630.35
5.14
Disminución de Caja : 4’000,000- 2 334 630.35= 1 665369.65


Ganancia : 1 665 369.65 * Costo de Oportunidad

1 665 369.65*0.12=199,844.358
7.3.-Administración de los valores negociables
Las Empresas a veces incluyen fuertes cantidades de Valores Negociables a corto plazo entre su Activo Circulante
Los valores negociables son todos aquellos títulos que, por su naturaleza, son susceptibles de ser comprados y vendidos en ciertos medios, y por los cuales se determina un valor en el mercado , ejemplo: “bonos, acciones”, .
Razones que justifican la posesión de valores negociables
Los valores negociables ofrecen un lugar en donde se pueden poner a trabajar temporalmente los saldos de efectivo para obtener un rendimiento positivo.
Sirven para financiar operaciones estacionales o cíclicas.
Las razones para mantener valores negociables
Sustituyen el efectivo: es recomendable que cuando una empresa tiene saldos excesivos de efectivo, lo sustituya por una cartera de Valores Negociables a corto plazo., los cuales se convirtieran de inmediato en efectivo, cuando la empresa lo necesite.. Si bien esta es una adecuado recomendación, algunas empresas prefieren que sus Bancos mantengan tales reservas liquidas, y pedir prestado para satisfacer faltantes temporales de dinero.
Representan una inversión temporal (por los dividendos y el precio del título):la compra de Valores Negociables a corto plazo, que se encuentran dentro del activo liquido, se realizan sobre una base temporal, adquiriéndose en periodos en los que se tienen excedentes de efectivo, y liquidándose o vendiéndose, cuando se producen faltantes de efectivo.
Características de los valores negociables
Vencimiento. Corto plazo,
Si el presupuesto de efectivo indica que no sería necesario efectivo en un futuro cercano, mejor invertir a más largo plazo, es más rentable.
Características de los valores negociables
Riesgo. Mínimo, muy cercano a la tasa libre de riesgo.
Liquidez. Son muy líquidos, se venden fácilmente.
Rendimiento. Bajo, por su corto vencimiento y bajo riesgo.
Característica de los valores negociables
5.-Negociabilidad (grado de conversión de un título en efectivo, grado de liquidez). Es el grado de facilidad con que se puede convertir en efectivo el valor negociable, es decir el grado de liquidez que representa el titulo-valor.
6.-Riesgo de incobrabilidad ( a mayor riesgo, mayor rendimiento): El Gerente Financiero no invertiría en Valores dudosos, en cuanto a pago de intereses y Capital o sea en valores Negociables con riesgo de incobrabilidad. Obviamente se buscará el instrumento Financiero que ofrece el mínimo riesgo o con riesgo cero
7.-Vencimiento (valores a corto plazo son menos riesgosos que los de largo plazo, porque no están afectos a variaciones en tasas de interés):algunos valores negociables a Largo Plazo fluctúan mas con los cambios en las tasas de interés, que el precio de un valor similar a corto plazo. Por otro lado las tasas de interés varían ampliamente en el tiempo Característica de los valores negociables